Інструкція з діловодства

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

№ 1239 від 28 серпня 2013 року

Про затвердження Типової інструкції
з діловодства у загальноосвітніх навчальних
закладах усіх типів і форм власності

Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", пункту 106 Положення про загальноосвітній навчальний заклад, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 року № 778, та з метою встановлення єдиних вимог до ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах,     НАКАЗУЮ:                

1. Затвердити Типову інструкцію з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, що додається.

2. Інституту інноваційних технологій і змісту освіти (Удод О. А.) спільно з департаментом загальної середньої та дошкільної освіти Міністерства освіти і науки України (Єресько О. В.) розробити єдині зразки обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності.

3. Міністерству освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, обласним, міським, районним органам управління освітою, керівникам загальноосвітніх навчальних закладів забезпечити дотримання вимог цієї Інструкції.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства освіти України від 26 червня 2000 року № 240 "Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів".

5. Департаменту організаційно - аналітичного забезпечення і взаємодії із засобами масової інформації та громадськими об’єднаннями (Марченко А. В.) в установленому порядку зробити відмітку в архівних справах.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра освіти і науки України Жебровського Б. М.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр       Д. В. Табачник

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства  освіти і науки України
28 липня 2013 року № 1239

1. Загальні положення

1.1. Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності (далі - Інструкція) розроблена відповідно до вимог законів України "Про освіту", "Про загальну середню освіту", постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.

1.2. Інструкція  встановлює  загальні вимоги щодо документування управлінської інформації, організації роботи з документами та перелік  типових документів, що обов’язково створюються під час діяльності  загальноосвітніх навчальних закладів із зазначенням строків зберігання (додаток 9).

1.3. Дотримання вимог і рекомендацій щодо порядку здійснення документування, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковим для всіх працівників загальноосвітніх навчальних закладів.

Працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх.

1.4. Державний нагляд (контроль) за виконанням вимог цієї Інструкції здійснюють Державна інспекція навчальних закладів України та центральні органи виконавчої влади, орган виконавчої влади Автономної Республіки Крим у сфері освіти, місцеві органи управління освітою, яким підпорядковані загальноосвітні навчальні заклади .

1.5. Відповідальність за організацію діловодства, зміст, якість підготовки та оформлення документів в загальноосвітніх навчальних закладах несуть їх керівники.

1.6. Організація діловодства в загальноосвітніх навчальних закладах покладається на спеціально призначену (призначених) для цього особу (осіб). Спеціально призначена особа, відповідно до покладених на неї завдань:

• здійснює реєстрацію та веде облік документів;
• організовує документообіг, формування справ, їх зберігання;
• здійснює поточний контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
• забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
• узагальнює інформацію про документообіг, що необхідна для прийняття управлінських рішень;
• організовує збереження  документаційного  фонду та користування ним тощо.

2. Документування діяльності та загальні вимоги до складення та оформлення документів загальноосвітніх  навчальних закладів

2.1. Документування діяльності загальноосвітніх  навчальних закладів полягає у створенні документів, у яких фіксується інформація про управлінську (організаційно-розпорядчу) діяльність та здійснення навчально-виховного процесу.

2.2. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту діяльності, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. У загальноосвітніх навчальних закладах діловодство здійснюється державною мовою.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.4. Вимоги до документування діяльності на бланках

2.4.1. Організаційно-розпорядчі документи можуть оформлюватися на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.

Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

Зразок бланка загальноосвітнього навчального закладу на основі кутового розміщення реквізитів наведено у додатку 1.

Зразок бланка загальноосвітнього навчального закладу на основі поздовжнього розміщення реквізитів наведено у додатку 2.

2.4.2. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів)  та А5 (210 х 148  міліметрів).

Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

• 30 - ліве;
• 10 - праве;
• 20 - верхнє та нижнє.

2.4.3. Бланки документів повинні містити наступні реквізити: найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код юридичної особи, поштова адреса, із зазначенням індексу підприємства зв’язку, номер телефону, e-mail (за наявності), номер реєстраційного рахунку в обслуговуючій фінансовій установі (за потреби), місце для зазначення дати, реєстраційного індексу, посилання на дату та реєстраційний індекс вхідного документа.

2.4.4. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

2.5. Вимоги до складення та оформлення документів:

2.5.1. Документи можуть оформлюватися у відповідних книгах, журналах або на папері форматом А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Документ повинен містити обов’язкові для його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код юридичної особи, поштова адреса, із зазначенням індексу підприємства зв’язку, номер телефону, e-mail, номер реєстраційного рахунку в обслуговуючій фінансовій установі (за потреби), назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Реквізити поштової адреси загальноосвітнього навчального закладу зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Під час підготовки та оформлення документів можуть додатково застосовуватись інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.5.2. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів або комп'ютерної техніки, здійснюється відповідно до вимог, визначених у додатку 3.

2.5.3. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки тощо) дозволяється оформлювати на білому папері форматом А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм) рукописним способом.

2.5.4. На документах, що складають у загальноосвітньому навчальному закладі його найменування повинно відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування загальноосвітнього навчального закладу застосовується в разі, коли воно офіційно зафіксовано у статуті. Скорочене найменування подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

2.5.5. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської документації ДК010-89, що затверджено наказом Державного комітету України по стандартизації від 31 грудня 1998 року № 1024.

2.5.6. Датою документа є відповідно дата його підписання або затвердження. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 01.06.2013).

У текстах документів, що містять посилання на нормативно-правові акти, та документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2013 року. Дозволяється застосовувати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 01 червня 2013 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, наведено у додатку 4.

2.5.7. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

2.5.8. Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їх структурні підрозділи та посадові особи, а також фізичні особи.

Якщо документ адресовано юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування наводяться у називному відмінку.

Поштова адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Якщо документ адресовано керівникові юридичної особи або його заступникові, найменування юридичної особи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку.

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування юридичної особи та її структурного підрозділу наводять у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса (вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс).

2.5.9. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?".

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

2.5.10. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, об’єктивно без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження, і повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформлюється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний індекс, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (доповіді, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

2.5.11. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених статутом загальноосвітнього навчального закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника закладу та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціал імені), прізвища.

У разі відсутності посадової особи, яка повинна підписувати документ, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов’язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

2.5.12. Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на документах з питань фінансово-господарської діяльності. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

2.5.13. Загальноосвітній навчальний заклад може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника закладу, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття осіб на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із закладом, а також під час формування особових справ працівників загальноосвітній навчальний заклад може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії документів про освіту тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Керівник навчального закладу підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Засвідчення підпису печаткою.

2.5.14. Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах, поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються та підписуються керівником. Підпис керівника засвідчується  печаткою навчального закладу.

2.5.15. Книги обліку та видачі (реєстрації) свідоцтв про базову загальну середню освіту, атестатів про повну загальну середню освіту, золоту медаль "За високі досягнення у навчанні" та срібну медаль "За досягнення у навчанні" нумеруються по сторінках, прошнуровуються і підписуються керівником місцевого органу управління освітою, якому підпорядкований загальноосвітній навчальний заклад. Підпис керівника засвідчується печаткою відповідного органу управління освітою.

2.5.16. Накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) оформлюються у друкованому вигляді. Після  підписання керівником, реєструються у книгах реєстрації наказів.

Книги реєстрації наказів з основної діяльності (адміністративно-господарських питань), з кадрових питань (особового складу) повинні містити таку інформацію: номер наказу, дата його реєстрації, заголовок (короткий зміст).

2.5.17. У кінці календарного року оригінали наказів групуються у справи (у хронологічному порядку), кожна сторінка яких нумерується, прошнуровується.

Справи підписуються керівником та спеціально призначеною для ведення діловодства особою. Підписи засвідчуються печаткою загальноосвітнього навчального закладу.

2.6. Ділові папери, які надходять до загальноосвітніх навчальних закладів чи відправляються з них, реєструються в журналі вхідної та вихідної кореспонденції. У вихідній кореспонденції (вихідній документації) виправлення не допускаються. Виправлення в діловій документації засвідчуються підписом керівника та печаткою загальноосвітнього навчального закладу.

2.7.  Вся ділова документація зберігається в спеціально обладнаних приміщеннях, шафах чи сейфах з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних" і не повинна мати доступу третіх осіб.

2.8. Технології автоматизованого опрацювання інформації в загальноосвітньому навчальному закладі повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

3. Особливі вимоги складення деяких видів документів

3.1. Наказ (розпорядження).

3.1.1. Наказ (розпорядження) - документ, який засвідчує  рішення  організаційно-розпорядчого характеру. Накази (розпорядження) видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських питань та кадрових питань (особового складу) загальноосвітнього навчального закладу.

3.1.2. Наказ (розпорядження) підписується відповідно до пункту 2.5.11. цієї Інструкції.

3.1.3. Після підписання наказу (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін.

3.1.4. Наказ (розпорядження), як правило, оформлюється на бланку загальноосвітнього навчального закладу.

Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" та складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...").

3.1.5. Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності загальноосвітнього навчального закладу та адміністративно-господарських  питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На  виконання…", "З метою…" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, в констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", розпорядження може починатися із слова "ЗОБОВ᾿ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці, конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено: "керівникам методичних об’єднань", "заступникам директора". При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження), оформлюються окремим наказом (розпорядженням), який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу (розпорядження)..." із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу (розпорядження)…".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

«1) пункт 2 викласти в такій редакції:...»;

«2) пункт 3 виключити»;

«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...».

Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

«1. Внести зміни до... (додаються)».

3.1.6. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу (розпорядження).

3.1.7. Наказ (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) оформляється у вигляді індивідуального або зведеного. В індивідуальному наказі (розпорядженні) міститься інформація про одного працівника; у зведеному – про  кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

3.1.8. Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах (розпорядженнях) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

3.1.9. У тексті наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається.

3.1.10. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "Прийняти", "Призначити", "Перевести", "Оголосити" тощо.

Далі зазначаються прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого поширюється дія наказу та текст наказу. У зведеному наказі (розпорядженні) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

3.1.11. У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

3.1.12. У зведеному наказі (розпорядженні) з кадрових питань (особового складу)  до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

3.1.13. У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

3.1.14.  Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) вказаними у ньому особами на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

3.1.15. Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу)  мають окрему порядкову нумерацію.

3.2. Протокол.

3.2.1. Протокол – документ, який фіксує  хід ведення засідань, прийняття в загальноосвітньому навчальному закладі рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо.

Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

3.2.2. Протокол складається в стислій формі. У протоколі фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

3.2.3. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

3.2.4. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

3.2.5. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

3.2.6. Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

3.2.7. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови  або  головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

3.2.8. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після цих слів ставиться двокрапка.

3.2.9. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається стислий текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Стислий текст виступу викладається у третій особі однини.

3.2.10. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

3.2.11. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з стислим викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

3.2.12. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з крапкою.

3.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

3.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

3.3.Службовий лист.

3.3.1. Службовий лист складаються з метою обміну інформацією між установами як:

• відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
• відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
• відповіді на запити інших установ;
• відповіді на звернення громадян;
• відповіді на запити на інформацію;
• ініціативні листи;
• супровідні листи.

3.3.2. Службовий лист оформляється на бланку загальноосвітнього навчального закладу.

3.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у  разі  потреби), підпис,  відмітка  про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

3.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення.

Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

3.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що...".

Службовий лист підписується відповідно до пункту 3.14 цієї Інструкції.

3.4. Акт.

3.4.1. Акт - документ, складений декількома особами та підтверджуючий установлені факти і дії. Акти оформляються за результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, списанні майна тощо.

3.4.2. Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва документу, гриф затвердження (при необхідності), дата і місце складання, заголовок до тексту, текст, підписи осіб (не менше трьох), які складали акт.

3.4.3. Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

У констатуючій частині викладається суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.

У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження.

3.4.4. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні.

3.4.5. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

3.5. Телефонограми

3.5.1. Для оперативного вирішення службових питань дозволяється передача телефонограм. Телефонограми оформляються в одному екземплярі, їх підписує керівник загальноосвітнього навчального закладу.

3.6. Додатки до документів.

3.6.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом наприклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їхніх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про педагогічний стаж на 1 арк. в 1 прим.

2. Графік роботи на 1 арк. в 1 прим.

3. Реєстрація документів

4.1. Документи в загальноосвітньому навчальному закладі реєструються незалежно від способу їх створення, одержання, чи відтворення.

4.2. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації.

4.3. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

4.4. Документи, які надходять до закладу, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, а ті, що відправляються з нього, - у журналі реєстрації документів, створених загальноосвітнім навчальним закладом.

Примірна форма реєстраційного журналу вхідних документів загальноосвітнього навчального закладу наведена в додатку 5.

Примірна форма реєстраційного журналу вихідних документів, створених (внутрішніх) загальноосвітнім навчальним закладом, наведена в додатку 6.

4.5. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту документів. Окремо реєструються:

• акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також одержана кореспонденція;
• накази (розпорядження) з основних питань діяльності загальноосвітнього навчального закладу;
• накази з кадрових питань;
• акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
• бухгалтерські документи;
• службові листи;
• звернення громадян;
• запити на інформацію.

4.6. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.

4.7. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється відповідно до пункту 4.4. Інструкції.

4.8. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс справи та порядковий номер.

4.9. У загальноосвітніх навчальних закладах може застосовуватися журнальна  чи автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм) форма реєстрації документів.

4.10. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, викладений у додатку 7.

5. Складення номенклатури та формування справ

5.1. Номенклатура справ - це обов’язковий для кожного загальноосвітнього навчального закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються, із зазначенням строків зберігання справ.

5.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в загальноосвітньому навчальному закладі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

5.3. Примірна форма номенклатури справ загальноосвітнього навчального закладу наведена у додатку 8.

5.4. Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування закладу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи.

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого розпорядчого документа закладу.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

5.5. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

5.6. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

5.7. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

5.8. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

5.9. Накази з питань основної діяльності закладу, з адміністративно-господарських питань та накази з кадрових питань (особового складу) групуються в різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання.

Протоколи засідань колегіальних органів загальноосвітнього навчального закладу групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

5.10. Доручення установ вищого рівня та документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності закладу або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу та систематизуються за датами доручень.

5.11. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

6. Зберігання та знищення документів

6.1. Документи (справи) з моменту створення (одержання) або формування зберігаються  у закладі  до передачі архівній установі.

Керівник загальноосвітнього навчального закладу та спеціально призначена (призначені) для цього особа (особи), зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

6.2. Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси справ.

6.3. Видача справ у тимчасове користування працівникам загальноосвітнього навчального закладу здійснюється з усного дозволу його керівника, а іншим установам - з його письмового дозволу. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

6.4. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника загальноосвітнього навчального закладу з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

6.5. Строки зберігання ділової документації загальноосвітнього навчального закладу наведено у додатку 9.

6.6. Після закінчення терміну зберігання документів, які не підлягають передачі архівним установам, документи списуються комісією загальноосвітнього навчального закладу з проведення  експертизи  цінності  документів, яку призначає керівник навчального закладу. На списану документацію експертна комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.

Директор департаменту загальної
середньої та дошкільної освіти       О. В. Єресько

         ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Невірківського НВК

               від 02.01.2019 № 01

Інструкція з діловодства у Невірківському НВК

I. Загальні положення

     1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами у Невірківському навчально-виховного комплексу "Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів –дошкільний навчальний заклад" Корецької районної ради Рівненської області.

     2. Дотримання вимог щодо порядку ведення документування, встановлених цією Інструкцією, є обов'язковою для Невірківського НВК.

     3. Невірківський НВК організовує діловодство відповідно до Інструкції, яка розроблена на основі Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти та затверджується наказом Невірківського НВК.

     4. Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у Невірківському НВК здійснюються діловодом.

     5. Створення електронних документів здійснюється відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 "Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

     Невірківський НВК може створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та цієї Інструкції.

     6. Порядок організації діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначається Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації".

     7. У Невірківському НВК діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

     8. Строки зберігання документів, що створюються під час діяльності Невірківського НВК, визначаються наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами).

II. Загальні вимоги до створення,

оформлення та документування управлінської інформації

     1. Документування управлінської інформації Невірківського НВК полягає у створенні документів, що спрямовані на вирішення управлінських рішень.

     2. Назва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка тощо) має відповідати назвам, передбаченим розділом 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами).

     Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ).

     3. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами ДСТУ та цієї Інструкції.

     У Невірківському НВК можуть використовуватися такі бланки документів:

• загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);
• бланк листа;
• бланк наказу.

     Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки, наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.

     4. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених законодавством України, статутом НВК, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов'язків між керівником Невірківського НВК та його заступниками, тощо.

     Відбитком печатки Невірківського НВК засвідчують підпис посадової особи на документах із питань організаційної та фінансово-господарської діяльності за переліком документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки Невірківського НВК.

     Відбиток печатки ставиться так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або проставляється на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".

     5. Невірківський НВК може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються  в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту.

     У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із Невірківським НВК, а також під час формування особових справ працівників Невірківського НВК, Невірківський НВК може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії документів про освіту тощо).

     Відмітка "Копія" проставляється  на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Копії наказів, інших документів засвідчує директор Невірківского НВК.

     6. У разі потреби проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження документа.

     Погодження документів здійснюється відповідно до вимог наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства та архівного зберігання документів).

     Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова «ПОГОДЖЕНО» (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з найменуванням закладу), підпису, ініціалу(ів) і прізвища, дати погодження.

     7. Затвердження управлінських документів здійснюється особисто директором НВК відповідно до його повноважень або розпорядчим документом Невірківського НВК із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.

     Порядок затвердження документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

     Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

     У разі затвердження документа рішенням колегіального органу гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО» (без лапок), назви, дати і номера документа у називному відмінку.

III. Особливі вимоги до складання деяких видів документів

     1. Наказ - розпорядчий документ, який видає директор Невірківського НВК на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, (адміністративно-господарських), кадрових питань, а також руху учнів.

     Накази з основної діяльності (адміністративно-господарських), кадрових питань, руху учнів/вихованців підписуються директором  Невірківського НВК, а за його відсутності - особою, яка виконує його обов'язки, та реєструються в журналах реєстрації наказів.

     Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

     Наказ оформлюється на бланку наказу Невірківського НВК.

     Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" та складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...").

     Текст наказу з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та руху учнів/вихованців складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

     У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ:», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

     Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.

     Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських, руху учнів/вихованців, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад:

• накази з адміністративно-господарських питань – № 2-Г
• накази з кадрових питань – № 2-К;
• накази з руху учнів – № 2-У.

     2. Протокол - документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.

Протоколи засідань педагогічних рад, інших дорадчих та колегіальних органів складаються в стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише  прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання.

     У разі потреби за рішенням загальних зборів (конференції) колективу протоколи загальних зборів (конференції) колективу можуть складатися у повній формі.

     Нумерація протоколів засідань педагогічної ради ведеться в межах навчального року, протоколів виборних органів - у межах їх повноважень.

     Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.

     3. Датою протоколу є дата проведення засідання.

     Заголовок до тексту протоколу має відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

     Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

     У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

     У разі потреби за рішенням відповідного органу у списку присутніх зазначаються посади запрошених осіб та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

     4. Вступна частина містить порядок денний: перелік розглянутих на засіданні питань. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний:" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

     5. Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

• для стислої форми протоколів: "СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ";
• для повної форми протоколів: "СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ".

     Після слова "СЛУХАЛИ" з нового рядка зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача.

     У повній формі протоколу після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу), імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.

     6. Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.

Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається "Текст доповіді додається до протоколу".

     Після слова "УХВАЛИЛИ" фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

     У разі якщо приймається рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення  яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (наприклад, додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу проставляються посилання на ці додатки.

     Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального (дорадчого) органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.

     7. Листи складаються з метою обміну інформацією між закладом та органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами, закладами, установами, організаціями та іншими фізичними і юридичними особами.

     Бланки листа мають такі реквізити:

• найменування засновника Невірківського НВК (Корецька районна рада Рівненської області);
• повне найменування закладу відповідно до установчих документів;
• довідкові дані про заклад (поштова адреса, номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).

     Реквізитами листа є: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який надається відповідь (за потреби), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, відмітка про виконавця.

     Датою листа є дата його підписання, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

     Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що...".

     Зазвичай у листі порушується одне питання.

     8. Акт - документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Акти оформлюються за результатами ревізій фінансово-господарської діяльності, під час приймання-передавання справ, списання майна тощо.

     Датою акта є дата його складення.

     Текст акта складається зі вступної та констатуючої частин.

     У вступній частині зазначаються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

     У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.

     У кінці тексту акта записуються дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження.

     Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

     Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

IV. Реєстрація документів

     1. Документи в Невірківському НВК  реєструються централізовано незалежно від способу їх створення, одержання чи відтворення.

     2. Реєстрація документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

     3. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації та полягає у веденні запису облікових даних про документ, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу із записом у відповідних журналах реєстрації необхідних відомостей про документ.

     4. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань педагогічних рад, комісій тощо).

     5. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

     6. Документи, які надходять до Невірківського НВК, реєструються в журналі вхідної кореспонденції, ті, що відправляються, - у журналі вихідних документів, внутрішні - у журналі внутрішніх документів, накази - у журналах реєстрації наказів.

     Перелік документів, що не підлягають реєстрації наведено у додатку 3 до цієї Інструкції.

     Примірні форми реєстраційних журналів вхідних, вихідних, внутрішніх документів наведено у додатках 5 - 7 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

     7. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту. Окремо реєструються:

• вхідні документи;
• накази з основної діяльності;
• накази з руху учнів/вихованців;
• накази з адміністративно-господарських питань;
• накази з кадрових питань;
• внутрішні документи (протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, заяви працівників тощо);
• бухгалтерські документи;
• звернення громадян, у тому числі батьків або законних представників учнів;
• запити на публічну інформацію.

     8. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

     9. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс. Складові частини реєстраційного індексу документа (крім звернень громадян) відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

     10. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи, наприклад 89/02-04, де 89 - порядковий номер документа у межах року, 02-04 - індекс справи за номенклатурою справ.

     11. У вихідного та внутрішнього (за винятком наказів, протоколів) документа реєстраційний індекс складається із індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад 02-04/176, де 02-04 - індекс справи за номенклатурою справ, 176 - порядковий номер документа у межах року.

V. Складання номенклатури справ

     1. Номенклатура справ - обов'язковий для НВК систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються із зазначенням строків зберігання справ.

     2. Номенклатура справ створюється з метою встановлення в НВК єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

     3. Складання та оформлення номенклатури справ здійснюється відповідно до вимог глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання.

     4. Номенклатура справ Невірківського НВК розробляється відповідальною особою за організацію діловодства у закладі спільно із заступниками директора.

     5. Номенклатура справ ухвалюється експертною комісією (далі - ЕК) НВК, яка створюється відповідно до законодавства.

     6. НВК погоджує номенклатуру справ з ЕК управління освіти, молоді та спорту Корецької РДА.

     7. Номенклатура справ закладу підлягає погодженню з управлінням освіти, молоді та спорту  Корецької  РДА один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у формі власності, структурі, функціях та характері роботи.

     8. Погоджену ЕК управлінням освіти, молоді та спорту Корецької РДА номенклатуру справ затверджує директор Невірківського НВК.

     9. Наприкінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом про категорії та кількість справ, заведених у відповідному році.

     10. Номенклатура справ щороку (не пізніше 20 грудня) уточнюється, затверджується директором  НВК та вводиться в дію з 01 січня наступного року.

VI. Формування справ, зберігання документів

     1. Формування справ - групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

     2. Формування справ Невірківського НВК здійснюється з дотриманням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

     3. Накази з основної діяльності закладу, адміністративно-господарських, кадрових питань та руху учнів групуються в різні справи у хронологічному порядку відповідно до їх видів та строків зберігання.

     4. Документи, затверджені наказом директором НВК, є додатками до нього і групуються разом із цим розпорядчим документом.

     5. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

     6. Алфавітна книга учнів/вихованців, журнали групи подовженого дня, обліку пропущених і замінених уроків, книги обліку та видачі свідоцтв і додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту, атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей "За високі досягнення у навчанні" та срібних медалей "За досягнення у навчанні" прошнуровуються, а сторінки нумеруються. На останній сторінці журналу/книги робиться запис про кількість сторінок у журналі/книзі, що підписує керівник закладу. Підпис директора скріплюється печаткою НВК.

     7. У разі потреби за рішенням педагогічної ради у закладі можуть створюватися та вестися інші журнали (журнал практичного психолога, соціального педагога тощо).

VII. Експертиза цінності документів.

Порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання

     1. Експертиза цінності документів та порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання здійснюються на підставі Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

     Спеціальні вимоги до експертизи цінності документів та порядку підготовки справ до передання для архівного зберігання НВК передбачені цією Інструкцією

     2. Для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися у діловодстві Невірківського НВК, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕПК державного архіву  утворюється ЕК закладу. Створення ЕК та організація її роботи здійснюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" та наказу Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5 "Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.

     Склад ЕК та положення про неї затверджуються наказом директора НВК. Головою ЕК призначається один із заступників директора НВК, секретарем - особа, відповідальна за документи, що підлягають зберіганню та переданню в архів.

     До складу ЕК закладу за їх згодою можуть входити представники архівних установ, органу вищого рівня (управління освіти, молоді та спорту Корецької РДА), методичних центрів, професійних спілок, їх об'єднань.

     3. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються на зберігання особі, відповідальній за архів, за описами, що складаються особами, відповідальними за формування справ з відповідного напряму.

     Прийняття кожної справи здійснюється у присутності працівника, який передає документи.

     4. У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за архів НВК, проставляє підпис щодо прийняття справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і зазначає дату.

     5. Після прийняття справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань особа, відповідальна за архів НВК, на підставі описів справ, за якими здійснено прийняття документів, за встановленою формою готує річні розділи зведених описів справ:

• постійного зберігання (у закладі, що є джерелом формування НАФ);
• тривалого (понад 10 років) зберігання;
• з кадрових питань.

     Особою, відповідальною за архів, складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

     6. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Після схвалення ЕПК державного архіву та затвердження директором НВК один його примірник направляється державній архівній установі, у зоні комплектування якої перебуває заклад, другий примірник зберігається як недоторканий особою, відповідальною за архів НВК, третій, четвертий - використовуються у НВК для поточного пошуку справ і у разі їх передання на постійне зберігання надходять до відповідної архівної установи.

     7. Зведений опис тривалого (понад 10 років) зберігання складається у трьох примірниках. До нього включаються також справи, які за номенклатурою справ мають строк зберігання "до ліквідації закладу". Після схвалення ЕК НВК примірники опису направляються на схвалення ЕК органу управління освітою. Після повернення всіх примірників опису його затверджує керівник закладу. Перший примірник опису зберігається в НВК як недоторканий, другий - є робочим і використовується для поточного пошуку справ, третій може надсилатися для контролю відповідному органу управління освітою.

     8. Опис справ з кадрових питань складається у НВК, який не є джерелом формування НАФ - у двох примірниках.

     9. Заголовки справ опису з кадрових питань систематизуються за номінальною ознакою (групування в одну справу документів одного виду) у такій послідовності:

• накази директора НВК з кадрових питань;
• накази директора НВК з руху учнів/вихованців;
• облікові документи;
• списки учнів/вихованців (алфавітна книга учнів/вихованців);
• журнали реєстрації наказів з кадрових питань;
• особові справи працівників;
• контракти, трудові договори;
• бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);
• документи про тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));
• документи про проведення державної атестації;
• книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту; атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей "За високі досягнення у навчанні" та срібних медалей "За досягнення у навчанні";
• документи про нещасні випадки (акти, протоколи, висновки, журнали);
• журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків;
• журнали обліку руху трудових книжок та вкладок до них;
• журнал реєстрації наказів з руху учнів/вихованців;
• незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки).

     10. Особові справи учнів вносяться до опису за роком звільнення працівника і систематизуються за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.

     11. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі - акт про вилучення для знищення документів), розглядаються ЕК НВК одночасно.

     12. ЗЗСО описи справ з кадрових питань разом з актами про вилучення для знищення документів після схвалення їх ЕК НВК подає на розгляд ЕК архівного відділу районної ради. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання після схвалення ЕК НВК подаються на розгляд ЕК органу управління освітою.

     13. Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються директором НВК.

     14. Після затвердження акта про вилучення для знищення документів НВК має право знищити документи.

     15. Директор НВК зобов'язаний забезпечити збереження документів, а у разі включення закладу до списку юридичних осіб - джерел формування НАФ після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в цьому НВК - забезпечити передання документів для постійного зберігання архівного відділу районної ради.

Директор закладу                                      Ж. С.  Карплюк

Перелік

документів, що створюються під час діяльності

Невірківського НВК, із зазначенням строків зберігання

Директор закладу                                      Ж. С.  Карплюк

Додаток 1

до Інструкції з діловодства
у Невірківському НВК

(пункт 3 розділу II)

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки

     1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт - розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

     Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

     2. Текст документів на папері формату А4 (210 x 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (210 x 148 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

     Документи повинні мати такі поля (міліметрів):

• 30 - ліве;
• 10 - праве;
• 20 - верхнє та нижнє.

     Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

     Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

     3. Назва виду документа друкується великими літерами.

     4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

     5. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ".

     6. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля, другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

     7. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Перша сторінка не нумерується.

     8. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Додаток 2

до Інструкції з діловодства
у Невірківському НВК

(пункт 4 розділу II)

ПЕРЕЛІК
документів, на яких підпис посадової особи засвідчується

відбитком печатки закладу

     1. Акти (виконання робіт, списання матеріальних цінностей, фінансових перевірок, вилучення документів для знищення, передавання справ тощо).

     2. Довідки (про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату, нарахування із заробітної плати тощо).

     3.Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, виконання робіт тощо).

     4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

     5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей.

     6. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, технічні тощо).

     7. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

     8. Кошторис витрат (на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

     9. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

     10. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.

     11. Штатні розписи.

     12. Трудові книжки.

     13. Накази.

Додаток 3

до Інструкції з діловодства
у Невірківському НВК

(пункт 6 розділу IV)

ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації спеціально

призначеною для цього особою

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, освітні програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Норми витрат матеріалів.

6. Вітальні листи і запрошення.

7. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

8. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

9. Форми статистичної звітності.

10. Договори.

Додаток 4

до Інструкції з діловодства
у Невірківському НВК 
 

НЕВІРКІВСЬКИЙ НАВЧАЛЬНО-ВИХОВНИЙ КОМПЛЕКС

 «ЗАГАЛЬНООСВІТНЯ ШКОЛА І-ІІІ СТУПЕНІВ-

ДОШКІЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД»

___________________________________________________________________

Наказ

___________________                                                                                   № ____

Додаток 5
                 до Інструкції з діловодства

у Невірківському НВК

НЕВІРКІВСЬКИЙ НАВЧАЛЬНО-ВИХОВНИЙ КОМПЛЕКС

 «ЗАГАЛЬНООСВІТНЯ ШКОЛА І-ІІІ СТУПЕНІВ-

ДОШКІЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД»

___________________________________________________________________

______________ № ____________                   на  №___________ від __________

Додаток 6
                 до Інструкції з діловодства

у Невірківському НВК

НЕВІРКІВСЬКИЙ НАВЧАЛЬНО-ВИХОВНИЙ КОМПЛЕКС

 «ЗАГАЛЬНООСВІТНЯ ШКОЛА І-ІІІ СТУПЕНІВ-

ДОШКІЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД»

___________________________________________________________________

ДОРУЧЕННЯ